Politique anti-corruption et FCPA

NightOwl Discovery, Inc. («NightOwl») s'engage à mener ses activités de manière éthique et en conformité avec toutes les lois et réglementations applicables, y compris la loi américaine Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) et d'autres lois qui interdisent les paiements inappropriés pour obtenir un avantage commercial.

Ce document décrit la politique de NightOwl interdisant la corruption et autres paiements inappropriés dans la conduite des opérations commerciales de NightOwl et les responsabilités des employés pour assurer la mise en œuvre de la politique. Les questions concernant la politique ou son applicabilité à des circonstances particulières doivent être adressées à l'avocat général de NightOwl.


Introduction

Aperçu de la politique

NightOwl interdit strictement la corruption ou d'autres paiements inappropriés dans toutes ses opérations commerciales. Cette interdiction s'applique à toutes les activités commerciales, partout dans le monde, qu'elles impliquent des fonctionnaires ou soient entièrement commerciales. Un pot-de-vin ou tout autre paiement indu pour garantir un avantage commercial n'est jamais acceptable et peut exposer des individus et NightOwl à d'éventuelles poursuites pénales, atteinte à la réputation ou à d'autres conséquences graves.

Cette politique s'applique à tout le monde chez NightOwl, y compris tous les officiers, employés et agents ou autres intermédiaires agissant au nom de NightOwl. Chaque dirigeant et employé de NightOwl a une responsabilité et une obligation personnelles de mener les activités commerciales de NightOwl de manière éthique et conformément à la loi. Ne pas le faire peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.

Les paiements inappropriés interdits par cette politique comprennent les pots-de-vin, les pots-de-vin, les cadeaux ou divertissements excessifs, ou tout autre paiement effectué ou offert pour obtenir un avantage commercial indu. Ces paiements ne doivent pas être confondus avec des dépenses raisonnables et limitées pour les cadeaux, les divertissements professionnels et autres activités légitimes directement liées à la conduite des affaires de NightOwl.

Conformité avec la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger

L'interdiction de la corruption et d'autres paiements indus s'applique à toutes les activités commerciales, mais est particulièrement importante lorsqu'il s'agit de fonctionnaires. La loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger et les lois similaires dans d'autres pays interdisent strictement les paiements indus pour obtenir un avantage commercial et imposent des sanctions sévères en cas de violation. Le résumé suivant est destiné à fournir au personnel engagé dans des activités internationales une connaissance de base des règles applicables afin que les violations par inadvertance puissent être évitées et les problèmes potentiels reconnus à temps pour être correctement traités.

Aperçu du FCPA

Le FCPA est une loi pénale qui interdit les paiements indus aux fonctionnaires pour influencer l'exercice de leurs fonctions officielles. Il est illégal pour toute entreprise américaine et ses employés ou agents d'offrir, de promettre, de payer ou d'autoriser le paiement de «quelque chose de valeur» à tout «fonctionnaire étranger» - un terme qui est très largement défini - pour aider l'entreprise à obtenir ou à garder des affaires ou obtenir un autre «avantage commercial indu». Cette interdiction s'applique que l'offre ou le paiement soit effectué directement ou par l'intermédiaire d'une autre personne.

En plus d'interdire les paiements indus aux fonctionnaires étrangers, le FCPA exige que les entreprises américaines et leurs filiales contrôlées tiennent des livres et des registres précis des transactions dans lesquelles elles s'engagent et maintiennent un système de contrôles internes qui, entre autres, peut empêcher des fonds "et des comptes" non officiels "qui pourraient être utilisés pour faciliter ou dissimuler des paiements étrangers douteux. Les exigences comptables de la FCPA s'appliquent à toutes les activités commerciales, pas seulement celles impliquant des fonctionnaires étrangers.

Les sanctions pour violation du FCPA sont sévères. Pour une entreprise, les sanctions potentielles vont des amendes de plusieurs millions de dollars et de la «restitution» de tout bénéfice d'entreprise, d'un paiement indu à la perte des privilèges d'exportation ou de l'admissibilité à concourir pour les marchés publics américains. Ces sanctions s'ajoutent aux dommages potentiels à la réputation et aux frais d'enquête et de défense, qui peuvent survenir même sans poursuites judiciaires officielles. Les sanctions infligées aux particuliers peuvent être encore plus sévères, notamment des amendes substantielles et des peines de prison.


Questions courantes sur le FCPA

Quand l'interdiction de corruption FCPA s'applique-t-elle?

L'interdiction de la FCPA s'applique aux paiements indus effectués par une «personne américaine» partout dans le monde, qu'il y ait ou non un autre lien avec les États-Unis. Le terme personne américaine comprend à la fois les entreprises américaines et les particuliers qui sont citoyens ou résidents permanents des États-Unis. Les ressortissants étrangers peuvent également être poursuivis pour avoir causé, directement ou par l'intermédiaire d'une tierce personne, un acte aux États-Unis en contrepartie d'un paiement corrompu.

Qu'est-ce que le FCPA interdit?

Le FCPA rend illégal de soudoyer un fonctionnaire étranger pour obtenir un «avantage commercial indu». Un avantage commercial indu peut impliquer des efforts pour obtenir ou conserver une entreprise, comme dans l'attribution d'un contrat avec le gouvernement, mais peut également impliquer des mesures réglementaires telles que l'octroi de licences ou les approbations. Des exemples de corruption réglementaire interdite comprennent le paiement d'un fonctionnaire étranger pour ignorer une exigence douanière applicable ou pour accélérer un remboursement de taxe.

L'interdiction de corruption du FCPA a été interprétée de manière très large. Une violation peut se produire même si un paiement incorrect est uniquement offert ou promis et n'est pas réellement effectué, il est effectué mais n'atteint pas le résultat souhaité, ou le résultat profite à une personne autre que le donateur (par exemple, diriger l'entreprise vers un tiers). De même, peu importe que le fonctionnaire étranger ait suggéré ou demandé le pot-de-vin ou qu'une entreprise estime qu'elle a déjà droit à l'action gouvernementale. Bien que certaines exceptions limitées puissent s'appliquer (décrites ci-dessous), celles-ci ne devraient jamais être invoquées sans avoir d'abord demandé conseil à un expert.

Qui est un fonctionnaire étranger?

Un «fonctionnaire étranger» en vertu de la FCPA peut être essentiellement toute personne exerçant une autorité gouvernementale. Cela comprend tout fonctionnaire ou employé d'un ministère ou d'une agence gouvernementale étrangère, que ce soit dans l'exécutif, le législatif ou le judiciaire, et que ce soit au niveau national, étatique ou local. Les fonctionnaires et les employés des entreprises publiques ou contrôlées par le gouvernement sont également couverts, tout comme les particuliers qui agissent en qualité officielle de gouvernement. L'interdiction du FCPA s'applique également aux partis politiques et aux candidats, ainsi qu'aux fonctionnaires d'organisations internationales publiques telles que les Nations Unies.

Le statut d'agent étranger apparaîtra souvent, mais pas toujours. Dans certains cas, les individus peuvent ne pas se considérer comme des fonctionnaires ou être traités comme tels par leur propre gouvernement, mais néanmoins exercer un pouvoir qui ferait d'eux un «fonctionnaire étranger» aux fins du FCPA. Le personnel engagé dans des activités internationales est responsable, en vertu de la présente politique, de rechercher si une activité proposée pourrait impliquer un fonctionnaire étranger ou une entité détenue ou contrôlée par un gouvernement étranger, et devrait consulter l'avocat général lorsque des questions sur le statut se posent.

Promotion des affaires

Les cadeaux, divertissements commerciaux et autres activités promotionnelles légitimes impliquant des fonctionnaires étrangers peuvent être autorisés en vertu de la FCPA dans certaines circonstances limitées. Par exemple, la loi n'interdit pas les cadeaux modestes pendant les vacances, les cadeaux avec logo de l'entreprise et les repas d'affaires courants. Pour se conformer au FCPA, ces dépenses doivent être d'un coût raisonnable, liées à une activité promotionnelle commerciale légitime ou à l'exécution d'un contrat existant, et autrement conformes aux pratiques commerciales de NightOwl.

Le FCPA interdit d'offrir, de promettre ou de donner «quelque chose de valeur» à un fonctionnaire étranger pour obtenir un avantage commercial indu. En plus des paiements en espèces, «tout objet de valeur» peut comprendre:

  • Cadeaux, divertissements ou autres activités promotionnelles commerciales;
  • Couvrir ou rembourser les dépenses d'un fonctionnaire;
  • Offres d'emploi ou d'autres avantages à un membre de la famille ou à un ami d'un fonctionnaire étranger;
  • Contributions des partis politiques et des candidats;
  • Contributions caritatives et parrainages.

D'autres articles moins évidents fournis à un fonctionnaire étranger peuvent également violer le FCPA. Les exemples incluent les contributions en nature, les opportunités d'investissement, les stock-options ou les positions dans des coentreprises et les sous-contrats favorables ou dirigés. L'interdiction s'applique, qu'un article profite directement au fonctionnaire ou à une autre personne, comme un membre de la famille, un ami ou un associé.

Y a-t-il des exceptions?

Le FCPA n'interdit pas les activités promotionnelles ou autres activités commerciales raisonnables, y compris les contributions caritatives ou les commandites légitimes. Une attention particulière est toutefois requise lorsque des fonctionnaires étrangers peuvent être impliqués afin d'éviter toute apparence de prestations accordées pour influencer indûment l'exercice des fonctions officielles.

Le FCPA contient également une exception limitée pour les paiements expressément autorisés par la loi écrite du pays hôte. Il s'agit cependant d'une exception très étroite qui nécessite l'approbation préalable du chef du contentieux.

Enfin, dans certaines circonstances limitées, un paiement à un fonctionnaire étranger peut être admissible en vertu d'une exception étroite de la FCPA pour «faciliter» les paiements effectués pour garantir une «action gouvernementale de routine».

Voici des exemples d'actions de routine reconnues en vertu de la FCPA:

  • Obtention de permis, licences ou autres documents officiels qui qualifient une personne pour faire des affaires dans un pays étranger;
  • Traitement des documents gouvernementaux tels que les visas;
  • Fournir une protection policière ou un service postal;
  • Planification des inspections associées à l'exécution du contrat ou à l'expédition des marchandises;
  • Fournir un service de téléphone, d'électricité ou d'eau;
  • Charger ou décharger la cargaison, ou protéger les produits ou denrées périssables de la détérioration;
  • Autres actions similaires qui sont ordinairement et couramment exécutées par un fonctionnaire.

Les paiements au titre de cette exception ne peuvent être effectués que pour accélérer les actions auxquelles l'entreprise a déjà droit et ne peuvent impliquer d'action discrétionnaire de la part de l'agent étranger. Les paiements de facilitation ne peuvent jamais être utilisés pour gagner ou conserver une entreprise ou pour influencer les décisions discrétionnaires concernant la conformité aux codes du bâtiment, aux règles environnementales, de santé et de sécurité ou à d'autres exigences réglementaires. De plus, même si un paiement relève de l'exception FCPA, il peut toujours violer la législation locale du pays hôte ou les lois homologues d'autres pays interdisant la corruption étrangère qui ne peut pas exempter les paiements de facilitation.

Étant donné que les paiements de facilitation peuvent soulever des problèmes juridiques et commerciaux importants, le recours à cette exemption étroite de la responsabilité de la FCPA est fortement déconseillé et ne peut être entrepris sans l'approbation écrite préalable du directeur juridique. De plus, tous les paiements de facilitation restent soumis aux exigences de comptabilité et de tenue de documents de la FCPA et doivent être correctement décrits dans les registres de l'entreprise.

NightOwl peut-il être tenu responsable des paiements indus par des tiers?

Oui. Le FCPA s'applique, que le pot-de-vin soit versé directement ou par l'intermédiaire d'un agent, d'un consultant ou d'un autre intermédiaire. En vertu de la loi, NightOwl et des fonctionnaires ou employés individuels peuvent être tenus responsables des paiements indus d'un agent ou d'un autre intermédiaire s'il existe une raison réelle de savoir qu'un pot-de-vin sera payé. L'ignorance volontaire - qui comprend le fait de ne pas enquêter de manière raisonnable en cas de circonstances suspectes - n'est pas un moyen de défense, et peu importe que l'intermédiaire soit lui-même soumis au FCPA. Tous les employés doivent donc être attentifs aux éventuels «signaux d'alarme» dans les transactions avec des tiers.

Y a-t-il des exigences particulières en matière de comptabilité et de tenue de documents?

En vertu de la FCPA, NightOwl et ses sociétés affiliées doivent tenir des livres et des registres précis qui reflètent les transactions et les cessions d'actifs dans des détails raisonnables, soutenus par un système approprié de contrôles comptables internes. Ces exigences sont mises en œuvre par le biais des règles et procédures comptables standard de NightOwl, que tout le personnel doit suivre sans exception.

Une attention particulière doit être portée lorsque les transactions peuvent impliquer des paiements à des agents étrangers.

Les comptes hors livres ne doivent jamais être utilisés. Les paiements de facilitation ou autres versés à des fonctionnaires étrangers doivent être rapidement signalés et correctement enregistrés, en ce qui concerne l'objet, le montant et d'autres facteurs pertinents. Les demandes de fausses factures ou de paiement de dépenses inhabituelles, excessives ou insuffisamment décrites doivent être rejetées et signalées sans délai. Les entrées trompeuses, incomplètes ou fausses dans les livres et registres de NightOwl ne sont jamais acceptables.

Chèques de tiers

NightOwl a établi des normes et procédures détaillées pour la sélection, la nomination et le suivi des agents, consultants et autres tiers. Ces normes et procédures doivent être suivies dans tous les cas, avec une attention particulière aux «drapeaux rouges» qui peuvent indiquer d'éventuelles violations légales ou éthiques. La diligence raisonnable comprendra généralement des références appropriées et des vérifications des antécédents, des dispositions contractuelles écrites qui confirment les responsabilités d'un partenaire commercial et des contrôles de surveillance appropriés.

D'autres pays ont-ils des lois anti-corruption similaires?

Oui. De nombreux pays ont désormais des lois similaires au FCPA américain qui interdisent la corruption d'agents étrangers par leurs citoyens et leurs entreprises, ce qui peut inclure les filiales locales et les sociétés affiliées d'une entreprise basée à l'étranger. Ces lois sont comparables au FCPA, mais peuvent différer sur des points importants - tels que le traitement des paiements de facilitation. En outre, pratiquement tous les pays ont des lois nationales qui interdisent la corruption de leurs agents publics.

NightOwl exige que tous les employés et agents se conforment à tous égards aux lois et réglementations étrangères applicables. Les lois qui s'appliquent à des activités commerciales internationales particulières comprennent celles du pays dans lequel les activités ont lieu, ainsi que d'autres qui (comme le FCPA américain) régissent les opérations internationales des entreprises nationales et des citoyens. Les employés impliqués dans des opérations internationales doivent consulter un avocat pour s'assurer qu'ils connaissent et respectent les lois applicables.

Travailler avec des agents et d'autres tiers

NightOwl peut de temps à autre faire appel aux services d'un agent, d'un consultant ou d'un autre intermédiaire pour soutenir ses activités commerciales, ou peut participer avec des partenaires commerciaux à une coentreprise ou à une autre structure commerciale. Ces relations sont importantes pour NightOwl et fournissent des contributions précieuses dans de nombreux domaines d'activité, mais peuvent également poser des problèmes de conformité et nécessitent donc des mesures appropriées pour prévenir la corruption.

Cette politique s'applique à tous égards importants aux affaires menées avec ou par l'intermédiaire d'un agent, d'un consultant, d'une coentreprise ou d'un autre partenaire commercial. Les employés qui gèrent, supervisent et / ou supervisent les activités de tiers travaillant avec NightOwl sont responsables de s'assurer que ces personnes ou entités comprennent et respectent pleinement cette politique, par le biais de mesures appropriées. Les mesures appropriées à une relation ou transaction particulière peuvent varier et doivent être identifiées conformément aux directives établies, en consultation avec l'avocat général.

Les activités internationales sont potentiellement soumises à de multiples lois anti-corruption, selon le lieu des activités et la nationalité des affiliés et des individus. Les lois applicables, qui peuvent varier à bien des égards, sont généralement identifiées au moyen d'examens d'évaluation des risques.

Drapeaux rouges communs

Les drapeaux rouges qui justifient une enquête plus approfondie lors de la sélection ou de la collaboration avec un agent, un consultant ou un autre tiers varient d'un cas à l'autre. Voici des exemples courants à surveiller:

  • Les transactions impliquant un pays ou un secteur connu pour des paiements corrompus;
  • Des vérifications des antécédents qui soulèvent des questions sur la réputation, les qualifications ou la fiabilité d'un tiers;
  • Un tiers suggéré ou recommandé par un agent étranger; Relations familiales ou autres qui pourraient indûment influencer la décision d'un client ou d'un représentant du gouvernement;
  • Des accords de rémunération disproportionnés, non transparents ou autrement inhabituels;
  • Un tiers qui s'oppose aux représentations et garanties de la FCPA ou à d'autres éléments de cette politique.

Le personnel travaillant avec des agents et d'autres tiers doit prêter une attention particulière aux circonstances inhabituelles ou suspectes qui peuvent indiquer d'éventuels problèmes juridiques ou éthiques, communément appelés «drapeaux rouges». La présence de drapeaux rouges dans une relation ou une transaction nécessite un examen plus approfondi et la mise en œuvre de garanties pour prévenir et détecter les comportements inappropriés. La nomination d'un agent ou d'un autre tiers nécessite généralement l'approbation préalable d'un cadre supérieur approprié, une description de la nature et de l'étendue des services fournis dans un contrat écrit et des garanties contractuelles appropriées contre les violations potentielles de la loi ou de la politique de NightOwl.

Responsabilités des employés

Cette politique impose à tout le personnel des responsabilités et des obligations spécifiques qui seront appliquées par le biais de mesures disciplinaires standard et correctement reflétées dans les évaluations du personnel.

Tous les officiers, employés et agents sont responsables de comprendre et de respecter la politique, en ce qui concerne leur travail. Chaque employé a l'obligation de:

  • Connaître les aspects applicables de la politique et les communiquer aux subordonnés;
  • Poser des questions si la politique ou l'action requise pour prendre dans une situation particulière n'est pas claire;
  • Gérer et surveiller correctement les activités commerciales menées par des tiers;
  • Soyez attentif aux indications ou aux preuves d'actes répréhensibles possibles; et
  • Signalez rapidement les violations ou les suspicions de violations par les canaux appropriés.

Les gestionnaires de la Société ont la responsabilité particulière de veiller à ce que les subordonnés, y compris les agents, reçoivent une formation appropriée et de contrôler le respect de la politique.

Signaler d'éventuelles violations

Tout employé qui a des raisons de croire qu'une violation de la présente politique s'est produite ou peut se produire doit immédiatement signaler ces informations à son supérieur hiérarchique ou à l'avocat général.

Les employés qui enfreignent cette politique feront l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Les violations peuvent également entraîner des poursuites par les autorités chargées de l'application des lois et de graves sanctions pénales et civiles.


Comment nous contacter

Les questions, commentaires ou plaintes concernant la politique anti-corruption de NightOwl peuvent être envoyés par courrier électronique à info@nightowldiscovery.com ou par la poste à l'avocat général, NightOwl Discovery, Inc., 1000 Parkers Lake Road, Wayzata, MN 55391.

Mise à jour août 2016