Política contra el soborno y la FCPA

NightOwl Global, Inc. ("NightOwl") se compromete a llevar a cabo sus negocios de manera ética y de conformidad con todas las leyes y reglamentaciones aplicables, incluida la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) de EE. UU. Y otras leyes que prohíben pagos indebidos para obtener una ventaja comercial.

Este documento describe la Política de NightOwl que prohíbe el soborno y otros pagos indebidos en la conducción de las operaciones comerciales de NightOwl y las responsabilidades de los empleados para garantizar la implementación de la Política. Las preguntas sobre la Política o su aplicabilidad a circunstancias particulares deben dirigirse al Asesor general de NightOwl.


Introducción

Resumen de la política

NightOwl prohíbe estrictamente el soborno u otros pagos indebidos en cualquiera de sus operaciones comerciales. Esta prohibición se aplica a todas las actividades comerciales, en cualquier parte del mundo, ya sea que involucren a funcionarios gubernamentales o sean totalmente comerciales. Un soborno u otro pago indebido para garantizar una ventaja comercial nunca es aceptable y puede exponer a las personas y a NightOwl a posibles enjuiciamientos penales, daños a la reputación u otras consecuencias graves.

Esta Política se aplica a todos en NightOwl, incluidos todos los funcionarios, empleados y agentes u otros intermediarios que actúen en nombre de NightOwl. Cada funcionario y empleado de NightOwl tiene la responsabilidad personal y la obligación de realizar las actividades comerciales de NightOwl de forma ética y de conformidad con la ley. No hacerlo puede resultar en una acción disciplinaria, que puede incluir el despido.

Los pagos indebidos prohibidos por esta política incluyen sobornos, sobornos, obsequios o entretenimiento excesivos, o cualquier otro pago realizado u ofrecido para obtener una ventaja comercial indebida. Estos pagos no deben confundirse con gastos razonables y limitados para obsequios, entretenimiento comercial y otras actividades legítimas directamente relacionadas con la conducta de los negocios de NightOwl.

Cumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de EE. UU.

La prohibición del soborno y otros pagos indebidos se aplica a todas las actividades comerciales, pero es particularmente importante cuando se trata con funcionarios del gobierno. La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de EE. UU. Y leyes similares en otros países prohíben estrictamente los pagos indebidos para obtener una ventaja comercial e imponen sanciones severas por infracciones. El siguiente resumen tiene por objeto proporcionar al personal que participa en actividades internacionales una familiaridad básica con las reglas aplicables para que se puedan evitar violaciones involuntarias y se reconozcan los problemas potenciales a tiempo para que se aborden adecuadamente.

Descripción general de la FCPA

La FCPA es un estatuto penal que prohíbe los pagos indebidos a funcionarios gubernamentales para influir en el desempeño de sus funciones oficiales. Hace que sea ilegal que cualquier empresa estadounidense y sus empleados o agentes ofrezcan, prometan, paguen o autoricen el pago de "cualquier cosa de valor" a cualquier "funcionario extranjero", un término que se define de manera muy amplia, para ayudar a la empresa a obtener o mantener el negocio o asegurar alguna otra "ventaja comercial indebida". Esta prohibición se aplica ya sea que la oferta o el pago se realice directamente oa través de otra persona.

Además de prohibir pagos indebidos a funcionarios extranjeros, la FCPA exige que las compañías estadounidenses y sus afiliadas controladas mantengan libros y registros precisos de las transacciones en las que se involucran y que mantengan un sistema de controles internos que, entre otras cosas, pueden evitar el "soborno". fondos "y cuentas" extraoficiales "que podrían usarse para facilitar u ocultar pagos extranjeros cuestionables. Los requisitos contables de la FCPA se aplican a todas las actividades comerciales, no solo a aquellas que involucran a funcionarios extranjeros.

Las sanciones por violar la FCPA son severas. Para una empresa, las posibles sanciones van desde multas multimillonarias y "entrega" de cualquier beneficio comercial, desde un pago indebido hasta la pérdida de privilegios de exportación o la elegibilidad para competir por los contratos del gobierno de los Estados Unidos. Estas sanciones se suman a los posibles daños a la reputación y los costos de investigación y defensa, que pueden surgir incluso sin un enjuiciamiento formal del gobierno. Las sanciones para las personas pueden ser aún más severas, incluidas multas sustanciales y encarcelamiento.


Preguntas comunes sobre la FCPA

¿Cuándo se aplica la prohibición de soborno de la FCPA?

La prohibición de la FCPA se aplica a los pagos indebidos realizados por una "persona estadounidense" en cualquier parte del mundo, ya sea que exista o no alguna otra conexión con los Estados Unidos. El término persona de EE. UU. Incluye tanto a empresas de EE. UU. Como a individuos que son ciudadanos o residentes permanentes de los Estados Unidos. Los ciudadanos extranjeros también pueden ser procesados ​​por causar, directamente o por medio de una tercera persona, cualquier acto en los Estados Unidos para promover un pago corrupto.

¿Qué prohíbe la FCPA?

La FCPA hace que sea ilegal sobornar a un funcionario extranjero para obtener una "ventaja comercial inadecuada". Una ventaja comercial inadecuada puede involucrar esfuerzos para obtener o retener negocios, como en la adjudicación de un contrato gubernamental, pero también puede involucrar acciones regulatorias como licencias o aprobaciones. Los ejemplos de soborno reglamentario prohibido incluyen pagarle a un funcionario extranjero para que ignore un requisito aduanero aplicable o para acelerar un reembolso de impuestos.

La prohibición de soborno de la FCPA se ha interpretado de manera muy amplia. Una violación puede ocurrir aunque un pago indebido solo se ofrece o promete y no se realiza realmente, se realiza pero no logra el resultado deseado, o el resultado beneficia a alguien que no sea el donante (por ejemplo, dirigir el negocio a un tercero). Además, no importa que el funcionario extranjero haya sugerido o exigido el soborno, o que una compañía sienta que ya tiene derecho a la acción del gobierno. Si bien pueden aplicarse ciertas excepciones limitadas (descritas a continuación), nunca se debe confiar en ellas sin buscar primero la orientación de un experto.

¿Quién es un funcionario extranjero?

Un "funcionario extranjero" bajo la FCPA puede ser esencialmente cualquier persona que ejerza autoridad gubernamental. Esto incluye a cualquier funcionario o empleado de un departamento o agencia gubernamental extranjera, ya sea en la rama ejecutiva, legislativa o judicial del gobierno, y ya sea a nivel nacional, estatal o local. Los funcionarios y empleados de empresas controladas o de propiedad del gobierno también están cubiertos, al igual que los ciudadanos privados que actúan en una capacidad gubernamental oficial. La prohibición de la FCPA también se aplica a partidos políticos y candidatos, y a funcionarios de organizaciones internacionales públicas como las Naciones Unidas.

El estatus de funcionario extranjero a menudo será evidente, pero no siempre. En algunos casos, los individuos pueden no considerarse funcionarios o ser tratados como tales por sus propios gobiernos, pero sin embargo ejercen la autoridad que los haría un "funcionario extranjero" a los efectos de la FCPA. El personal dedicado a actividades internacionales es responsable bajo esta Política de indagar si una actividad propuesta podría involucrar a un funcionario extranjero o una entidad propiedad o controlada por un gobierno extranjero, y debe consultar con el Asesor General cuando surjan preguntas sobre el estado.

Promoción comercial

Los obsequios, el entretenimiento comercial y otras actividades promocionales legítimas que involucren a funcionarios extranjeros pueden ser permitidos bajo la FCPA en ciertas circunstancias limitadas. Por ejemplo, la Ley no prohíbe los obsequios modestos en días festivos, los obsequios del logotipo de la empresa y las comidas de negocios de rutina. Para cumplir con la FCPA, dichos gastos deben tener un costo razonable, relacionado con una actividad de promoción comercial legítima o el desempeño de un contrato existente, y de otra manera consistente con las prácticas comerciales de NightOwl.

La FCPA prohíbe ofrecer, prometer o dar "cualquier cosa de valor" a un funcionario extranjero para obtener una ventaja comercial inadecuada. Además de los pagos en efectivo, "cualquier cosa de valor" puede incluir:

  • Regalos, entretenimiento u otras actividades de promoción comercial;
  • Cubrir o reembolsar los gastos de un funcionario;
  • Ofertas de empleo u otros beneficios a un familiar o amigo de un funcionario extranjero;
  • Contribuciones de partidos políticos y candidatos;
  • Contribuciones de caridad y patrocinios.

Otros artículos menos obvios proporcionados a un funcionario extranjero también pueden violar la FCPA. Los ejemplos incluyen contribuciones en especie, oportunidades de inversión, opciones sobre acciones o posiciones en empresas conjuntas y subcontratos favorables o dirigidos. La prohibición se aplica si un artículo beneficiará directamente al funcionario u otra persona, como un familiar, amigo o socio comercial.

¿Hay alguna excepción?

La FCPA no prohíbe actividades promocionales u otras actividades comerciales razonables, incluidas contribuciones benéficas legítimas o patrocinios. Sin embargo, se requiere un cuidado especial cuando los funcionarios extranjeros pueden estar involucrados para evitar cualquier apariencia de que se están ofreciendo beneficios para influir indebidamente en el desempeño de los deberes oficiales.

La FCPA también contiene una excepción limitada para pagos expresamente autorizados bajo la ley escrita del país anfitrión. Sin embargo, esta es una excepción muy estrecha que requiere la aprobación previa del Asesor General.

Finalmente, en ciertas circunstancias limitadas, un pago a un funcionario extranjero puede calificar bajo una excepción limitada de la FCPA para "facilitar" los pagos realizados para garantizar la "acción gubernamental de rutina".

Los ejemplos de acciones de rutina reconocidas bajo la FCPA incluyen:

  • Obtener permisos, licencias u otros documentos oficiales que califican a una persona para hacer negocios en un país extranjero;
  • Procesamiento de documentos gubernamentales como visas;
  • Proporcionar protección policial o servicio de correo;
  • Programación de inspecciones asociadas con la ejecución del contrato o envío de bienes;
  • Prestación de servicios de teléfono, electricidad o agua;
  • Carga o descarga de carga, o protección de productos perecederos o productos básicos contra el deterioro;
  • Otras acciones similares que normalmente realiza un funcionario de manera habitual.

Los pagos bajo esta excepción solo pueden hacerse para acelerar acciones a las que la compañía ya tiene derecho y no pueden involucrar acciones discrecionales por parte del funcionario extranjero. Los pagos de facilitación nunca se pueden utilizar para ganar o retener negocios o para influir en decisiones discrecionales sobre el cumplimiento de los códigos de construcción, las normas ambientales, de salud y seguridad u otros requisitos reglamentarios. Además, incluso si un pago cae dentro de la excepción FCPA, aún puede violar la ley local en el país anfitrión o las leyes de contraparte en otros países que prohíben el soborno extranjero que no puede eximir los pagos de facilitación.

Debido a que los pagos de facilitación pueden generar importantes problemas legales y comerciales, se desaconseja la dependencia de esta exención limitada de la responsabilidad de la FCPA y no puede realizarse sin la aprobación previa por escrito del Asesor General. Además, todos los pagos de facilitación siguen sujetos a los requisitos de contabilidad y mantenimiento de registros de la FCPA y deben describirse adecuadamente en los registros de la compañía.

¿Se puede responsabilizar a NightOwl por pagos indebidos de terceros?

Si. La FCPA se aplica ya sea que el soborno se realice directamente o mediante un agente, consultor u otro intermediario. Según la ley, NightOwl y los funcionarios o empleados individuales pueden ser considerados responsables de pagos indebidos por parte de un agente u otro intermediario si existe conocimiento real o razón para saber que se pagará un soborno. La ignorancia intencional, que incluye no hacer una investigación razonable cuando hay circunstancias sospechosas, no es una defensa, y tampoco importa si el intermediario está sujeto a la FCPA. Por tanto, todos los empleados deben estar atentos a posibles "señales de alerta" en las transacciones con terceros.

¿Existen requisitos especiales de contabilidad y mantenimiento de registros?

Según la FCPA, NightOwl y sus afiliados deben mantener libros y registros precisos que reflejen las transacciones y la disposición de los activos con detalles razonables, respaldados por un sistema adecuado de controles contables internos. Estos requisitos se implementan a través de las reglas y procedimientos contables estándar de NightOwl, que todo el personal debe seguir sin excepción.

Se debe tener especial cuidado cuando las transacciones pueden involucrar pagos a funcionarios extranjeros.

Las cuentas extraoficiales nunca deben usarse. La facilitación u otros pagos a funcionarios extranjeros deben informarse de inmediato y registrarse adecuadamente, con respecto al propósito, la cantidad y otros factores relevantes. Las solicitudes de facturas falsas o el pago de gastos que son inusuales, excesivos o descritos de manera inadecuada deben rechazarse y notificarse de inmediato. Las entradas engañosas, incompletas o falsas en los libros y registros de NightOwl nunca son aceptables.

Cheques de terceros

NightOwl ha establecido normas y procedimientos detallados para la selección, nombramiento y supervisión de agentes, consultores y otros terceros. Estas normas y procedimientos deben seguirse en todos los casos, con especial atención a las “banderas rojas” que pueden indicar posibles violaciones legales o éticas. La diligencia debida normalmente incluirá referencias apropiadas y verificaciones de antecedentes, disposiciones contractuales por escrito que confirman las responsabilidades de un socio comercial y controles de monitoreo apropiados.

¿Otros países tienen leyes similares contra el soborno?

Si. Muchos países ahora tienen leyes similares a la FCPA de los EE. UU. Que prohíben el soborno de funcionarios extranjeros por parte de sus ciudadanos y empresas, que pueden incluir filiales locales y filiales de una empresa con sede en el extranjero. Estas leyes son comparables a la FCPA, pero pueden diferir en aspectos importantes, como el tratamiento de los pagos de facilitación. Además, prácticamente todos los países tienen leyes nacionales que prohíben el soborno de sus funcionarios públicos.

NightOwl requiere que todos los empleados y agentes cumplan en todos los aspectos con las leyes y regulaciones extranjeras aplicables. Las leyes que se aplican a determinadas actividades comerciales internacionales incluyen aquellas del país en el que se realizan las actividades, así como otras que (como la US FCPA) rigen las operaciones internacionales de empresas y ciudadanos nacionales. Los empleados involucrados en operaciones internacionales deben consultar con un abogado para asegurarse de que conocen y cumplen con las leyes aplicables.

Trabajando con agentes y otros terceros

Ocasionalmente, NightOwl puede contratar los servicios de un agente, consultor u otro intermediario para respaldar sus actividades comerciales, o puede participar con socios comerciales en una empresa conjunta u otra estructura comercial. Estas relaciones son importantes para NightOwl y proporcionan contribuciones valiosas en muchas áreas de negocios, pero también pueden plantear desafíos de cumplimiento y, por lo tanto, requieren medidas apropiadas para evitar el soborno.

Esta Política se aplica en todos los aspectos materiales a los negocios realizados con oa través de un agente, consultor, empresa conjunta u otro socio comercial. Los empleados que administran, supervisan y / o supervisan las actividades de terceros que trabajan con NightOwl son responsables de garantizar que dichas personas o entidades comprendan y cumplan plenamente con esta Política, a través de las medidas apropiadas. Las medidas apropiadas para una relación o transacción en particular pueden variar y deben identificarse de acuerdo con las pautas establecidas, en consulta con el Asesor Jurídico General.

Las actividades internacionales están potencialmente sujetas a múltiples leyes contra el soborno, dependiendo de la ubicación de las actividades y la nacionalidad de los afiliados y las personas. Las leyes aplicables, que pueden variar en aspectos significativos, generalmente se identifican a través de revisiones de evaluación de riesgos.

Banderas rojas comunes

Las banderas rojas que justifican una mayor investigación al seleccionar o trabajar con un agente, consultor u otro tercero varían de un caso a otro. Los ejemplos comunes a tener en cuenta incluyen:

  • Transacciones que involucran a un país o sector conocido por pagos corruptos;
  • Verificaciones de antecedentes que plantean preguntas sobre la reputación, calificaciones o confiabilidad de un tercero;
  • Un tercero sugerido o recomendado por un funcionario extranjero; Relaciones familiares o de otro tipo que podrían influir indebidamente en la decisión de un cliente o funcionario del gobierno;
  • Arreglos de compensación que son desproporcionados, no transparentes o de otra manera inusuales;
  • Un tercero que se opone a las representaciones y garantías de la FCPA u otros elementos de esta política.

El personal que trabaja con agentes y otros terceros debe prestar especial atención a las circunstancias inusuales o sospechosas que pueden indicar posibles preocupaciones legales o éticas, comúnmente conocidas como "banderas rojas". La presencia de banderas rojas en una relación o transacción requiere un mayor escrutinio e implementación de salvaguardas para prevenir y detectar conductas inapropiadas. El nombramiento de un agente u otro tercero normalmente requiere la aprobación previa de un gerente superior apropiado, una descripción de la naturaleza y el alcance de los servicios prestados en un contrato escrito y las garantías contractuales apropiadas contra posibles violaciones de la ley o la política de NightOwl.

Responsabilidades del empleado

Esta Política impone a todo el personal responsabilidades y obligaciones específicas que se harán cumplir a través de medidas disciplinarias estándar y se reflejarán adecuadamente en las evaluaciones del personal.

Todos los funcionarios, empleados y agentes son responsables de comprender y cumplir con la Política, en lo que se refiere a sus trabajos. Cada empleado tiene la obligación de:

  • Estar familiarizado con los aspectos aplicables de la Política y comunicarlos a sus subordinados;
  • Haga preguntas si la Política o acción requerida para tomar en una situación particular no está clara;
  • Gestionar y controlar adecuadamente las actividades comerciales realizadas a través de terceros;
  • Esté alerta a las indicaciones o evidencia de posibles irregularidades; y
  • Informe de inmediato las infracciones o presuntas infracciones a través de los canales apropiados.

Los gerentes de la Compañía tienen la responsabilidad particular de garantizar que los subordinados, incluidos los agentes, reciban la capacitación adecuada y supervisar el cumplimiento de la Política.

Informar posibles violaciones

Cualquier empleado que tenga motivos para creer que se ha producido una violación de esta Política, o puede ocurrir, debe informar inmediatamente esta información a su supervisor o al Asesor General.

Los empleados que violen esta Política estarán sujetos a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido. Las violaciones también pueden resultar en enjuiciamiento por parte de las autoridades policiales y serias sanciones penales y civiles.


Cómo comunicarse con nosotros

Las preguntas, comentarios o quejas sobre la Política contra el soborno de NightOwl se pueden enviar por correo electrónico a info@nightowldiscovery.com o enviado por correo al asesor general, NightOwl Global, Inc., 1000 Parkers Lake Road, Wayzata, MN 55391.

Actualizado en agosto de 2016